İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nedir ve Sistem Hakkında Bilmeniz Gerekenler Nelerdir?

Farklı online platformlar üzerinden potansiyel müşterilerinize ulaşarak ticari faaliyetlerinizi geniş kitlelere duyurmak ve tanıtım yapmak istiyorsanız...

Farklı online platformlar üzerinden potansiyel müşterilerinize ulaşarak ticari faaliyetlerinizi geniş kitlelere duyurmak ve tanıtım yapmak istiyorsanız bu yazıda bahsedeceğimiz gelişmelerden haberdar olmanızı istiyoruz.

Potansiyel müşterilerinize ulaşmak için e-posta, telefon ya da SMS yoluyla düzenlediğiniz tanıtım, duyuru ve kampanya bildirimleri göndermeye devam edebilmeniz için 1 Aralık 2020 tarihine kadar İletişim Yönetimi Sistemi (İYS) kayıt ve veri aktarım işlemlerinizi tamamlamanız gerekiyor.

Yeni yönetmelikle birlikte artık ticari içerikli içerikler, alıcı izni olmadan gönderilemeyecek ve izinli olarak gönderilen iletilerde ise alıcılara ret imkanı sunulacak. Hizmet sağlayıcı olarak kayıtlı olan iletişime izinli kullanıcı verilerinizi İleti yönetim sistemine yüklemeniz için son gün 1 Aralık 2020 olarak belirlendi.

İYS hakkında bilgi sahibi olabilmeniz için öncelikle bu sistemin genel tanımına bir göz atalım:

İleti Yönetim Sistemi (İYS) nedir?

Ticari elektronik izinleri tek bir noktada toplamayı amaçlayan İYS, güvenlik standartlarına sahip ulusal bir veri tabanı platformudur. 1 Mayıs 2015 tarihinde yürürlüğe giren 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkındaki Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik çerçevesinde Ticaret Bakanlığı, Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği’ni ticari elektronik ileti izinlerinin ve şikayet süreçlerinin yönetilebildiği bir platform kurmasıyla görevlendirmiş ve İleti Yönetim Sistemi A.Ş., TOBB’un bir iştiraki olarak hizmet sunmaya başlamıştır.

İYS Sistemi Ne İşe Yarar?
  • Hizmet sağlayıcıların; arama, SMS mesaj ve e-posta yoluyla ticari elektronik ileti göndermek için alıcılardan aldıkları onayları saklayıp yönetebilmesine,
  • Alıcıların onay ve ret haklarını kullanabilmesine,
  • Ticari elektronik ileti şikayetlerini iletebilmesine ve yönetebilmesine olanak sağlar.

Sistemin temel amacı, elektronik ileti yönetiminde yaşanılan bazı sorunların önüne geçilmesini sağlamaktır. 

Yeni yönetmelik ile getirilen yenilikler:

  • Firmaların kayıtlı izinli veri tabanı İYS üzerinde güncel tutulacak,
  • İYS üzerinden alınan onaylarda, ispat yükümlülüğü İYS’ye geçmiş olacak ve hukuki güvenlik sağlanacak,
  • Aracı hizmet sağlayıcılar, İYS üzerinde sorgulama yaparak izni olmayan alıcılara ileti göndermeyecek,
  • İleti Yönetim Sistemi, izinlerin ve şikâyetlerin yönetimine imkân sağlayacak ulusal bir veri tabanı olacaktır.
İleti Yönetim Sistemi ekosisteminde yer alan paydaşlar:
  1. Hizmet sağlayıcılar:  Hizmet sağlayıcılar; SMS, e-posta, çağrı vb. araçları kullanarak ticari iletişim sağlayan gerçek ve tüzel kişilerdir. Eğer siz müşterilerinize dijital ortamda da ulaşabilen ve hizmetleriniz hakkında ticari ileti veya bilgilendirmede bulunan bir işletmeyseniz, bu sistem özelinde hizmet sağlayıcısı olarak yer alırsınız.
  2.  Kamu: Ticaret Bakanlığı ve İl Ticaret Müdürlükleri kamu olarak belirtilmektedir.
  3.   Alıcı: Ticari elektronik iletileri alan kişilerdir. Alıcı izinlerini tek hesaptan yönetebilir; izin durumunda kolayca değişiklik yapabilir ve gerekli gördüğü durumda şikayet başvurusunda bulunabilir.
  4. Operatör: Bir ticari elektronik iletinin alıcıya gönderilmeden önceki izin kontrolünü yapmakla yükümlü olan firmadır.
  5. İş ortağı: İYS’den entegrasyon hizmeti alan ve kendi müşterilerine İYS hizmetlerinin kullanılması imkanı veren çözüm ortaklarıdır. İYS İş Ortakları (entegratörler), İYS’den API lisansı kullanımı ve canlı ortama erişim hakkı elde ederek, bizzat kendilerinin ve / veya müşterilerinin İYS hizmetlerini kullanmasına imkan sağlayan firmalardır.
İYS API İle Neler Yapılabilir?
  • Beyan yoluyla alınan kayıtların eklenmesi veya değiştirilmesi,
  • Çift yönlü teknik entegrasyon,
  • Farklı kriterlere göre anlık izin durumu sorgulama, 
  • Geçmiş tarihli izinlerin mevzuatın tanımladığı süre sonuna kadar aktarılması.

Bilmeniz gereken bir diğer önemli nokta ise bir entegratör ile hizmet sağlayıcı olarak çalışsanız bile İYS kaydınızı kendiniz yapmanız gerektiğidir. Bu nedenle öncelikle hizmet sağlayıcı olarak kayıt başvurusu yapmalısınız. Başvuruyu buradan yapabilirsiniz. 

Unutmayın, 1 Aralık 2020 tarihinden önce tüm izinleri sisteme aktarmalısınız. Mevzuat gereğince, bu tarihten itibaren İYS’ye aktarılmamış izinler geçersiz kabul edilir.

İYS Başvurusu İçin Gerekli Belgeler

İYS’ye başvuru yapmak için, öncelikle markanıza ya da firmanıza ait alan adı uzantılı e-posta adresine sahip olmanız gerekmektedir. gmail, Hotmail, Yahoo, Yandex vb. mail adresleri, yani ücretsiz mail kayıt için kabul edilmemektedir.

Gereken belgeler:

  • Hizmet Sağlayıcı’nın MERSİS numarası ve ticari elektronik ileti gönderimi yaptığı markaların tescil belgeleri (ve elektronik imzalı (e-İmzalı) İleti Yönetim Sistemi Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi) 
  • İmza yetkilisinin T.C. kimlik numarası, cep telefonu numarası, kurumsal e-posta adresi bilgileri,
  • Müştereken temsile yetki durumunda en az bir yetkilinin daha ilk yetkili tarafından imzalanmış doküman.

Bu bilgi ve belgelerin yanı sıra, marka bazında sahip olduğunuz onaylı kayıtlı elektronik iletişim adresi sayılarınız da sizden talep edilir.

Sisteme Eklenecek İzinler Hangi Verileri İçerir?

  • İletişim adresi (Telefon numarası veya e-posta adresi)
  • İzin tarihi
  • İletişim kanalı (Arama, mesaj ve e-posta)
  • Alıcı tipi (Bireysel-Tacir)
  • İzin kaynağı (Elektronik ortam, ıslak imzalı onay formu, 1 Mayıs 2015 öncesi, sosyal medya vb.)

Verilerde yer alan alıcı tipi için tacir alıcı kavramına da biraz değinmemiz faydalı olacaktır. Bir iletişim adresi hem bireysel hem tacir niteliğiyle İYS’ye kaydedilebilir.

Tacir alıcının, başka bir tacire veya esnafa ticari elektronik ileti gönderirken onay alması zorunlu değildir. Fakat tacir ve esnafların reddetme hakkını kullanması halinde onayları alınmadan onlara ticari elektronik ileti gönderilemez.

Ayrıca tacir veya esnaflardan önceden onay alınması gerekmese de ticari elektronik ileti gönderiminden önce tacir veya esnaf olan alıcıların elektronik iletişim adreslerinin İYS’ye kaydedilmesi gerekir.

Burada atlanmaması gereken hukuki boyut ise şu şekildedir: Özellikle B2B (Şirketten Şirkete) şirketlerle ticari ilişkiler kuran bir hizmet sağlayıcıysanız ve alıcılarınızın iletişim adreslerindeki ismi info, iletişim gibi genel sayılabilecek bir şirket e-mail adresi isminden değil de ad.soyadı@şirketismi.com gibi bireysel bir iletişim adresinden oluşuyorsa; alıcınız tacir değil, bireysel alıcı olarak tanımlanır. Bu tip iletişim adreslerine ticari ileti gönderimi yapabilmeniz için kendilerinden izin almanız gerekir.

Hizmet sağlayıcıların akıllarındaki sorulardan biri olan “Her hizmet sağlayıcı entegratörler ile çalışmak zorunda mı?” sorusunun yanıtını da verelim. İletişim adresi sayısı 250.000’den az olan hizmet sağlayıcılar, İYS ile olacak olan ileti hizmetlerinden sadece yetkilendirdikleri entegratörler üzerinden erişim sağlayabilirler. İletişim adresi sayısı 250.000’den az olan hizmet sağlayıcıları, izinli verilerini, direkt İYS’ye aktaramaz.

Hizmet Sağlayıcıların Onay Almak Zorunda Olmadığı İletiler Hangileridir?

Hizmet sağlayıcılar, gönderdikleri her ileti için onay almak zorunda değillerdir. Onay almak zorunda olunmayan istisnai durumları 3 kategoride özetleyebiliriz:

  • Kanun gereğince devam eden abonelik, üyelik veya ortaklık durumunda,
  • Tahsilat, borç bilgisi hatırlatma, bilgi güncelleme, satın alma ve teslimat vb. durumlarına ilişkin bildirimleri içeren iletilerde,
  • Hizmet sağlayıcıya ilgili mevzuatla getirilen bilgi verme yükümlülüğü durumlarında.

Örneğin, Türkiye’de yerleşik değilsiniz fakat, yurt içi müşterilerine ticari elektronik gönderimde bulunuyorsunuz. Bu durumda da İYS’ye kayıt yaptırmak gerekir mi diye sorarsanız; bu sorunun yanıtı evet olacaktır.  T.C. Ticaret Bakanlığı’nın bu konuyla ilgili şöyle bir açıklaması bulunmaktadır:

“Türkiye’de yerleşik olsun ya da olmasın, ticari elektronik ileti göndermek isteyen gerçek ya da tüzel kişilerin, anılan mevzuat hükümlerine uygun davranması ve İYS’ye kaydolması gerektiği değerlendirilmektedir.”

Eğer siz de potansiyel müşterilerinize çağrı, SMS ya da e-posta yoluyla ulaşmak istiyorsanız 1 Aralık 2020’ye kadar firmanızı İleti Yönetim Sistemi’ne (İYS) kaydetmeniz gerektiğini bir kez daha hatırlatmak isteriz.

Benzer Gönderiler

Gizlilik Tercihleri
Web sitemizi ziyaret ettiğinizde, tarayıcınız aracılığıyla, genellikle çerezler biçiminde belirli hizmetlerden bilgi depolayabilir. Burada gizlilik tercihlerinizi değiştirebilirsiniz. Lütfen bazı çerez türlerini engellemenin web sitemizdeki ve sunduğumuz hizmetlerdeki deneyiminizi etkileyebileceğini unutmayın.
×